martes, diciembre 7, 2021

Plan de acción para la prevención de pérdidas: ¿qué es y cómo hacerlo?

Algunos de los pasos fundamentales para crear un plan de acción de prevención de pérdidas son:

  • Conocer muy bien la empresa en la que trabajas.
  • Mapear las pérdidas.
  • Identificar las causas de las pérdidas.
  • Desarrollar estrategias de intervención.
  • Documentar todos los procesos y procedimientos.
  • Integrar el plan en la cultura de la empresa.
  • Hacer seguimiento y mejora.

Para darnos un contexto más amplio de la importancia de la prevención de riesgos, tomemos como ejemplo a Brasil, en donde según la Encuesta ABRAPPE de pérdidas retail publicada en 2019, la tasa promedio de pérdidas del sector en el país fue del 1,38% de las ventas netas de las empresas en 2018, lo que corresponde aproximadamente a 21,460 millones de reales o a más de 4,000 millones de dólares.

Esta referencia ya nos da una idea de los impactos que este tipo de pérdidas puede ocasionar en los ingresos de una empresa, y sustenta porque crear un plan de acción para prevenir pérdidas, es fundamental.

Si hasta ahora te informas sobre este tema y no sabes por dónde empezar, relájate, pues en este artículo te aclararemos qué significa la prevención de pérdidas, además, te daremos una guía para que entiendas cómo desarrollar un plan de acción para evitar pérdidas en tu empresa.

¿Qué significa la prevención de pérdidas?

Antes de entender qué es la prevención de pérdidas, es necesario entender a qué nos referimos cuando hablamos de pérdidas, que es básicamente cualquier evento que genere impactos negativos en la rentabilidad de un negocio. Algunos ejemplos de tipos de pérdidas son:

Depende de la prevención de pérdidas buscar formas de reducir o evitar que se produzcan. Y aquí es en donde entra en juego el Plan de acción para la prevención de pérdidas.

¿Por qué es tan importante invertir en un plan de acción de prevención de pérdidas?

Toda empresa está sujeta a pérdidas que comprometen la rentabilidad de sus operaciones y reducen su margen de ganancia. La única forma de solucionar este problema es invirtiendo en un plan de acción para la prevención de pérdidas, con el fin de reducir, controlar y prevenir estos eventos que tanto perjudican.

¿Cómo elaborar un plan de acción para prevenir pérdidas?

La implementación de un plan de acción destinado a prevenir pérdidas requiere planificación. De lo contrario, es poco probable que produzca los resultados esperados. Descubre algunos pasos indispensables para el éxito de tus acciones:

1 – Conoce muy bien la empresa para la que trabajas

Este es el paso más básico y también uno de los más importantes, al fin y al cabo, para identificar problemas y soluciones, es necesario conocer a profundidad el funcionamiento de la empresa en la que estás. Esto incluye que debes conocer sus principales procesos, sus clientes, proveedores, líderes, gerentes, colaboradores y demás.

2 – Mapea las pérdidas

En el siguiente paso de la preparación de tu plan de acción, debes mapear las pérdidas y vulnerabilidades. En este punto, cuanto más completa sea tu evaluación, es menos probable que se pierda una cosa u otra.

Analiza con detenimiento todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa. Haz un levantamiento del stock, cruza la información con el inventario, identifica puntos de desperdicio y cuellos de botella, es decir, realiza un mapeo completo de todo lo que pueda impactar negativamente los ingresos de la empresa.

3 – Identifica las causas de las pérdidas

Después de estudiar todas las pérdidas y vulnerabilidades, debes investigar cuáles son sus causas y su impacto en los ingresos de la empresa. Estas medidas permiten identificar los puntos de intervención y también sirven como base para monitorear los resultados de tu plan de acción para evitar pérdidas.

Supongamos que tienes una tienda e identificas que uno de los tipos de pérdidas más frecuentes se debe al robo de productos. En este caso, algunas preguntas que te guiarán en tu investigación, por ejemplo pueden ser:

  • ¿Qué tipo de mercancía están robando?
  • ¿Dónde están expuestos?
  • ¿Los robos son realizados por el público externo o por empleados?
  • ¿Cuánto representan estos robos para los ingresos de la tienda?

4 – Desarrolla estrategias de intervención

Ahora que conoces cuáles son los principales tipos de pérdidas que afectan a tu empresa y sus causas, es el momento de definir estrategias para reducir, controlar y prevenir estos problemas.

Volviendo al ejemplo anterior, algunos ejemplos de estrategias de intervención para reducir los robos serían: instalación de cámaras o incluso la contratación de personal de seguridad para la tienda. Pero si el problema está relacionado con fallas operativas, una buena salida sería invertir en capacitación para preparar a tus empleados.

5 – Documenta todos los procesos y procedimientos

Gran parte de las fallas y desperdicios que se producen en una empresa se deben a la falta de estandarización en la ejecución de actividades. Una forma de solucionar este tipo de problemas, es documentando todos los procesos y buenas prácticas en una especie de manual. Así garantizas alineación y máxima eficiencia.

6 – Integra el plan en la cultura de la empresa

Es importante destacar que el éxito de un plan de prevención de pérdidas depende directamente de la conciencia y el compromiso de todos los involucrados. En definitiva, no tiene sentido establecer metas y conductas solo para una parte de los involucrados, si el panorama se torna así, será imposible lograr los objetivos y es probable que el plan fracase.

Desde la gerencia hasta los empleados, todos deben ser conscientes de su rol y la importancia de su participación en la prevención de pérdidas en la empresa.

7 – Seguimiento y mejora

Para asegurarte de que tu implementación está funcionando realmente como se esperaba, es necesario realizar un seguimiento y mejora constante.

Para ello, deberás definir los indicadores que deben ser monitoreados regularmente, con el fin de identificar los efectos de las acciones, así como los puntos de mejora. De esta forma, lograrás obtener cada vez mejores resultados, generando impactos significativos en los ingresos de la empresa.

En el siguiente video podrás conocer un poco más del tema, y ver algunos ejemplos prácticos de prevención de pérdidas en el sector minorista.

¿Cómo puede contribuir Maplink a tu plan de acción de prevención de pérdidas?

La elaboración de un plan de prevención de pérdidas requiere atención y un amplio conocimiento de la empresa. A menudo, la solución para prevenir pérdidas está en el uso de la tecnología, la cual puede ser una buena aliada en la búsqueda de mejoras para los procesos más vitales del funcionamiento de tu negocio.

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