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Como diminuir riscos com a determinação de o que faz a prevenção a fraude

Você sabe o que faz a prevenção a fraude em uma empresa?

Com certeza a sua resposta foi imediata: prevenção a fraude, claro!

É, pode parecer uma pergunta redundante, o que queremos levantar, no entanto, é se você conhece como essa prevenção ocorre e porque ela é tão importante para evitar prejuízos, punições fiscais e perda de confiabilidade externa.

Mais de 70% das empresas brasileiras já passou por algum episódio de fraude nos 12 meses que antecederam a pesquisa realizada pela empresa de investigação americana Kroll, segundo reportagem da Revista Exame. Um número assustador, não é mesmo?

O principal motivo, levantado também por esta reportagem, é a apropriação indébita de recursos da empresa. Isso quer dizer que falhas no monitoramento e na transparência de processos internos possibilitam que fraudes ocorram, gerando prejuízos enormes.

Exatamente por este motivo que saber o que faz a prevenção a fraude é tão importante para compreendermos o cenário e blindarmos a empresa destas situações. Vamos entender melhor como essa estratégia funciona, importância e mais algumas dicas para que você não coloque a estabilidade da sua empresa em risco?

O que é considerado fraude dentro de uma empresa?

São consideradas ações fraudulentas todos os processos que envolvam:

  • Apropriação indébita de recursos da empresa, sejam produtos, peças, insumos, ou recursos financeiros;
  • Superfaturamento de notas e pedidos;
  • Alteração de valores e informações em notas fiscais;
  • Desvios;
  • Acordos paralelos ou que não atendem aos interesses da empresa

Quais as fraudes mais recorrentes?

Existem inúmeros tipos de fraudes que podem variar segundo a sua natureza e o nicho que a empresa se enquadra. Por exemplo, no cenário financeiro e tecnológico é comum que as fraudes estejam ligadas a vazamento de dados, clonagem e manipulação de informações.

Já em empresas do setor logístico, as fraudes mais comuns referem-se a apropriação indébita, lavagem ou desvio de dinheiro e mercadorias. Como já mencionamos na introdução, este último é o mais frequente.

Dizemos que essas ações encontram suporte em 3 bases:

  • Racional;
  • Motivação e
  • Oportunidade

O racional e a motivação estão presentes no agente que comete a fraude, já a oportunidade é dada pela empresa. Cabe, portanto, aos gestores construírem estratégias para minimizar as oportunidades e abertura a fraudes.

Não deixe de ler: O que é prevenção de perdas no varejo? Que práticas envolve?

Então, o que fazer para combater e evitar cenários de fraudes?

Primeiro: Você não vai conseguir blindar completamente a sua empresa de atos conscientes e irregulares. Mas podemos, e devemos, encontrar métodos para minimizar o risco de fraude.

A primeira e sempre a melhor solução é criar processos transparentes. Sabemos, no entanto, que quanto maior uma empresa, mais difícil de colocar isso em prática. Por isso, a recomendação é investir em sistemas de ERP, auditorias internas e externas.

E, claro, automatizar processos e ter uma equipe de prevenção a fraude.

Não deixe de ler: Como criar um sistema ERP? 6 passos para desenvolver seu ERP.

O que faz a prevenção a fraude

Sabermos quais são os processos irregulares mais comuns não é suficiente, precisamos compreender o que faz a prevenção a fraude e como podemos implementar um programa eficiente.

A prevenção a fraudes é um conjunto de medidas de segurança para evitar um cenário favorável para que fraudes ocorram. Essas medidas atacam em 3 frentes, são elas:

1 – Capacitação e informação

A ética, os valores e normas são aplicáveis em toda a sociedade, pelo menos no que tange ao significado de fraudes, certo? Mas, para não haver o argumento de desconhecimento é interessante que todas as normas, que guiam a empresa, sejam passadas a todos os colaboradores. Inclusive o ideal é que elas sejam documentadas e enviadas para que o novo integrante da equipe confirme o conhecimento destas.

Isso quer dizer que as normas e regulamentações devem ser de conhecimento geral.

2 – Estabelecimento de punições

Para coibir atos de fraude é importante salientar como cada ação desta natureza será tratada pela empresa. Essas determinações podem incluir demissões por justa causa, multas e até processos. Dependendo, é claro, do nível de impactos causados, definição do cargo ocupado e da responsabilidade do(s) agente(s) que realizaram o ato.

3 – Monitoramento

Essa é uma das fases mais complexas de um plano de o que faz a prevenção a fraude. Afinal, todos os dados, de todos os setores, precisam ser monitorados continuamente. Por outro lado, a integração dos setores, o armazenamento em nuvem e a automação de processos facilita – e muito – a identificação e detecção de gargalos, fraquezas e fraudes.

Auditorias internas e externas, realizadas com frequência, também diminuem os riscos de fraudes e facilitam o monitoramento de áreas e funções mais suscetíveis a esse tipo de ocorrência. As auditorias externas são muito úteis, por exemplo, para garantir que gestores, sócios e a equipe que faz prevenção a fraude internamente também estejam sendo monitorados.

Outro posicionamento que corrobora na prevenção de fraudes é a governança corporativa, uma ótima aliada na questão de monitoramento, transparência, responsabilidade corporativa e prestação de contas.

É importante pontuarmos que este plano que define o que faz a prevenção a fraude na sua empresa pode ser formulado por um gestor especializado na área, ou seja, criar um setor específico para esta atuação, ou montar um conselho específico com gestores de várias áreas.

E, claro, as auditorias externas devem ser formadas por equipes sem interesses internos e que agem de forma imparcial.

Como você deve ter notado, este conjunto de medidas pautadas no normatização de regras, punições e ações de monitoramento de todos os processos são as principais responsabilidades da prevenção a fraudes.

Veja algumas dicas para ajudar nessas ações!

Dicas extras para proteger a sua empresa

  • Cuidado na contratação de novos profissionais

Contratar profissionais é sempre uma etapa que demanda muita atenção, mas essa dica é especialmente importante para empresas que trabalham com dados financeiros. Escolher profissionais que manuseiam informações sigilosas é sempre um risco.

Checar antecedentes, trabalhos anteriores e realizar avaliações aprofundadas é, portanto, indispensável para corroborar com a estratégia de prevenção de fraude.

  • Investir em tecnologias e empresas parceiras de confiança

É natural que alguns processos e etapas sejam terceirizados, em alguns casos, inclusive, é o mais indicado a se fazer. Quando contratamos um novo fornecedor de assistência técnica, uma plataforma, ou software de inteligência logística precisamos analisar se a empresa é sólida no mercado, tem um histórico de confiabilidade e, principalmente, a proteção necessária para a sua empresa.

Como nós da Maplink, por exemplo! Somos a maior empresa de tecnologia de geolocalização da América Latina, com 20 anos de experiência na área! E, mais do que isso, o nosso propósito é construir uma união com o seu time de TI, ou desenvolvimento, para criar uma solução robusta, usando a tecnologia para otimizar as operações de sua empresa, garantindo informações estratégicas e a redução de custos operacionais.

Além, é claro, corroborar com as melhores estratégias de prevenção a fraude.

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  • Maior agilidade e melhora na comunicação entre cliente e empresa, garantindo uma experiência de compra muito mais positiva para o consumidor;
  • Mais segurança e agilidade no fluxo de trabalho, uma vez que o sistema passa a ser alimentado automaticamente e em tempo real;
  • Redução de custos por meio da automatização de atividades, eliminação do uso de papel e otimização dos deslocamentos ao agrupar trabalhos geograficamente próximos;
  • Acesso a dados atualizados, que facilitam o acompanhamento de métricas e indicadores que garantem a satisfação dos clientes;
  • Melhora na rentabilidade, devido ao aumento da produtividade da equipe.

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