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¿Cómo calcular el costo de envío? Descubre qué tener en cuenta y 4 consejos para reducir este costo

Si te preguntas cómo calcular los costos de envío, lo primero que debes saber es que este cálculo considera diferentes factores. En otras palabras, creer que la definición de este valor depende únicamente de la distancia entre el remitente y el destinatario, está muy lejos de la verdad.

Lo segundo, pero no menos importante, es que no existe una regla general. Es decir, este cálculo varía de una empresa a otra, y corresponde a cada operador de transporte definir qué variables son esenciales para definir sus valores.

¿Cuál es el impacto real de saber calcular los costos de envío para una empresa?

Para un transportista o un minorista, comprender cómo calcular los costos de envío es fundamental para garantizar la rentabilidad de una operación. Cometer un error en este paso puede significar que el margen de beneficio sea menor de lo esperado, o que la venta se pierda debido a que el cliente renuncia debido a un valor muy alto.

De hecho, esto último es lo que sucede a menudo. Según datos de una encuesta de 2019 del Baymard Institute, se encontró que el 60% de los consumidores entrevistados tienden a abandonar el carrito de compra cuando el valor del envío es demasiado alto.

De esta manera, podemos ver que saber cómo calcular el costo de envío es una parte sumamente delicada en el proceso de compra; después de todo, nadie quiere pagar más por la entrega que por el producto que está adquiriendo.

En este artículo, hablaremos de cómo calcular los gastos de envío en diferentes modalidades, entendiendo cuáles son las principales variables que se deben considerar para ello.

¿Cuál es el mejor método de envío para mi e-commerce?

Antes de aprender cómo calcular los costos de envío, es necesario definir el método que debe adoptar tu empresa. Esta decisión depende de factores como el tamaño de tu e-commerce y la demanda de entregas.

Si se trata de un negocio local, puedes optar por contratar un servicio de mensajería, la oficina de correos o incluso utilizar tu propio vehículo. Si por el contrario, es un e-commerce extenso que hace entregas en todo el país, aún puedes optar por la oficina de correos o una empresa especializada en fletes, como una transportadora.

De forma que lo entiendas mejor, a continuación veremos las diferencias y variables a considerar al calcular el costo de envío en cada uno de estos casos.

¿Cómo calcular el costo de envío por correo?

Para la definición del valor del flete, las compañías de correos consideran no solo la distancia a recorrer para la entrega, sino también la relación entre el peso y las dimensiones de la mercancía.

Para ello, el cálculo se realiza mediante la siguiente fórmula: largo x ancho x alto ÷ 6.000, siendo el último valor el factor cúbico resultante de la relación entre peso ideal y volumen del paquete, establecido internacionalmente por la Entidad Internacional de Aerolíneas (IATA ).

Después de este cálculo, el peso físico se compara con el peso cúbico y el precio del flete se basa en el valor más alto. Si el producto es de 10 kg o menos, se considera su peso físico, en lugar del peso cúbico.

Por ejemplo, si tienes un paquete con un peso físico de 11 kg y unas dimensiones de 40 cm de largo, 35 de ancho y 50 de alto, el cálculo sería: 40 x 35 x 50 ÷ 6.000 = 11,66. En este caso, el precio del flete se calculará sobre la base del peso cúbico, es decir, 11,66 kg.

Si tienes un paquete con un peso físico de 12 kg y unas dimensiones de 55 cm de largo, 40 de ancho y 20 de alto, el cálculo sería: 55 x 40 x 20 ÷ 6.000 = 7,33. En este caso, el precio del flete se calculará sobre el peso físico, es decir, 12 kg.

Pero ten la seguridad de que no necesitarás hacer estas cuentas a mano. Solo ingresa los valores en el simulador de cálculo de precios y tiempos de entrega, disponible en la página web de las oficinas de correos, que en unos pocos clics te presenta los valores según las especificaciones del código postal y método de envío que definas.

¿Cómo calcular el costo de envío de un transportista?

Cuando se trata de un gran ecommerce, con un alto volumen de ventas y entregas en poco tiempo, la mejor alternativa acaba siendo contratar los servicios de un transportista.

En la web suele haber un campo para que el consumidor haga una simulación del cálculo. En los casos en que no lo haya, basta con contactar con la empresa y facilitar los datos de destino, medida y peso del pedido para solicitar una cotización.

El cálculo tiende a ser similar al de las empresas de correos y puede variar solo en el factor de ubicación. Sin embargo, vale la pena mencionar que cada transportista tiene sus propios criterios para calcular los costos de envío.

Consulta algunas empresas con las que puedes comenzar a calcular el costo de envío:

  • UPS
  • FedEx
  • TCC
  • Envía
  • DHL
  • Servientrega

¿Cómo calcular el costo de envío con vehículo propio?

Si tu e-commerce es un negocio local, tienes la posibilidad de realizar entregas con tu propio vehículo. Para ello, debes tener en cuenta todos los costos involucrados en este proceso, tales como:

  • Salario y beneficios del conductor
  • Impuestos
  • Combustible
  • Mantenimiento del vehículo

Después de sumar todos estos costos, simplemente divide la cantidad por el número de entregas realizadas en un periodo determinado para tener un costo de entrega promedio.

¿Cómo calcular el costo de envío con mensajería?

Otra opción para quienes necesitan realizar entregas locales de artículos más pequeños es el servicio de mensajería. El costo de esta modalidad varía según varios factores, tales como:

  • Honorarios cobrados por la empresa contratada
  • Número de entregas
  • Peso, cantidad y dimensiones de los paquetes
  • Distancia recorrida.

Por eso siempre vale la pena investigar y negociar valores.

Para calcular el costo medio de cada entrega, solo es necesario dividir el costo total de las entregas realizadas en un tiempo determinado por el número total de entregas.

Ahora que sabes cómo calcular el costo de envío, veamos algunas estrategias que te pueden ayudar a reducir este costo para el consumidor.

4 estrategias para reducir el costo de entrega

Independientemente del tamaño de tu e-commerce, revisar tus estrategias de vez en cuando es crucial para darte cuenta de los puntos donde es posible mejorar, adoptando una postura más competitiva.

Reducir el costo del envío para el consumidor, siempre que sea posible, es un buen ejemplo de una medida que puede significar un impacto muy positivo en tus ventas.

Sin embargo, el envío gratuito, buscado por la mayoría de los consumidores, simplemente no existe. Es decir, cada vez que una tienda ofrece envío gratuito, alguien paga esta factura. En este caso, el propio e-commerce. Entonces, ¿cómo puedes usar esta estrategia para aumentar tus  ventas?

Una vez que entiendes cómo calcular los costos de envío, tienes un dato más en el que basarte a la hora de buscar ahorrar costos en otras áreas, de manera que puedas incorporar el costo de envío y ofrecer este beneficio a tus clientes. 

Estos son algunos consejos que pueden ayudarte en esta tarea:

1 – Comparte los costos con tus clientes

Absorber parte del costo del envío y cobrar una cantidad reducida al consumidor, es una excelente manera de diferenciarse de la competencia, aumentando las posibilidades de atraer y retener nuevos clientes.

Sin embargo, para la implementación de dicha estrategia es necesaria una evaluación exhaustiva de la capacidad financiera de la empresa, con el fin de asegurar que este sobrecosto no comprometa su rentabilidad, provocando pérdidas.

2 – Reduce tus costos operacionales

Una buena gestión de los costes logísticos puede contribuir de varias formas a la reducción de los gastos operativos dentro de una empresa.

La implementación de estrategias orientadas a reducir el desperdicio, aumentar la productividad, automatizar rutinas, entre muchas otras acciones, son ejemplos de prácticas que influyen directamente en la fijación de precios.

El uso de un sistema de gestión de transporte (TMS) puede resultar muy útil en este sentido. Este software puede reducir costos al automatizar varias actividades, incluido el cálculo del costo de entrega.

Ahorrando en estas áreas, podrás absorber una mayor parte del costo de envío, ofreciendo valores más bajos a tus clientes y prospectos.

3 – Negociar con los transportistas

Establecer un contrato con más de un transportista es una gran estrategia para tener más opciones de valor.

Además, la comparación de precios y la negociación de descuentos es siempre una buena alternativa para lograr una reducción de costos, que se puede trasladar a tus clientes sin comprometer la rentabilidad de tus ventas.

4 – Sé innovador

Una gran alternativa es ofrecer a los clientes la posibilidad de recoger los pedidos personalmente, ya sea en la tienda o en otro punto de recogida.

Esta práctica es conocida como Click & Collect o Buy Online Pick Up In Store (BOPIS), y ya es común en países como Brasil, según lo afirmado por una encuesta de Manhattan Associates que encontró que el 60% de los consumidores que compran en línea, prefieren recoger sus productos en una tienda física.

El uso de esta estrategia puede aportar ventajas tanto al minorista como al consumidor. 

Para el cliente:

  • Reduce el tiempo de espera para recibir el producto.
  • Elimina el costo de envío.
  • Facilita el proceso de cambio o devolución, si es necesario.

Para la empresa:

  • Reduce el costo logístico relacionado con la entrega.
  • Lleva al cliente a la tienda, creando la posibilidad de realizar nuevas ventas y aumentar el ticket medio.

¿Necesitas ayuda para administrar tus procesos?

Aún sabiendo calcular los costos de envío, en medio del ajetreo del día a día, siempre es bueno contar con un soporte especializado, capaz de resolver cuestiones logísticas como esta y muchas otras.

Maplink, por ejemplo, desarrolla soluciones que te permiten utilizar la inteligencia de la geolocalización para mejorar la integración entre los canales online y offline, mediante la integración de tu sistema con la APIs de Google Maps. Pero, ¿cómo funciona en la práctica?

  • Posibilita al usuario comprar en línea y recoger en una tienda física, o viceversa.
  • Te permite enviar pedidos de forma automatizada.
  • Facilita controlar la entrega en tiempo real, teniendo en cuenta las características de tu empresa.
  • Te da la posibilidad de crear rutas de visita para equipos internos que van al campo.
  • ¡Y muchas otras soluciones!

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