¿Cómo hacer una gestión de flota vehicular y aumentar la eficiencia en las entregas?

Un adecuado control de tu flota de vehículos puede ser la estrategia que falta para el éxito de tu entrega.

Después de todo, una de las mayores quejas de los clientes en relación con la logística de la empresa es el incumplimiento de los acuerdos; especialmente en lo que respecta a los plazos de entrega. Por ejemplo, acordaste con un cliente de tu e-commerce que le entregarías el producto en 7 días hábiles.

Pasan 10 días y nada… En este punto el cliente ya está frustrado y con la experiencia de compra completamente comprometida. ¿Razón? No tienes suficientes vehículos para satisfacer la demanda.

¿Qué hacer?

En primera instancia, trata de justificarte con el cliente y espera que lo entienda. Pero, incluso si tienes una gran estrategia para sortear la situación, la imagen del retraso ya ha impactado negativamente al cliente y puede que haya perdido la confianza en tu empresa. Posiblemente lo tenga presente como un punto negativo en futuras decisiones de compra.

Toda tu planificación de retención de clientes se vio afectada porque no supiste cómo controlar la flota de vehículos. Veamos cómo resolver esta situación. En este artículo te contamos cómo ser eficiente en la gestión y control de la flota de vehicular.

Controlar la flota de vehículos y evitar retrasos, riesgos y pérdidas

como controlar frota de veículos

Antes de saber cómo controlar la flota de vehículos, necesitas entender exactamente a qué nos referimos. Consideramos flota a el conjunto de vehículos bajo la responsabilidad de la empresa. Esto incluye motocicletas, automóviles, camionetas, camiones y cualquier otro medio utilizado.

Esta flota puede ser propia, es decir, propiedad de la empresa o subcontratada, cuyo uso se pacta mediante contrato con un socio especializado en transporte.

El mantenimiento de una flota de vehículos no es precisamente una actividad sencilla y puede resultar muy costoso para la empresa. No es de extrañar que muchos gerentes prefieren subcontratar esta opción de entrega.

Cuando se trata de flota propia, la mejor forma de minimizar los costos es saber controlar la flota de vehículos y hacerla más eficiente. A continuación, enumeramos algunos pasos básicos para que lleves a cabo este control de la flotilla vehicular

Paso 1 – Evalúa toda la información relacionada con la flota

El primer paso para controlar la flota de vehículos es conocer en profundidad toda la información de transporte de tu empresa. Para ello es necesario determinar:

  • Tamaño de la flota;
  • Categorías utilizadas (coches, furgonetas, motos, etc.);
  • Historial de transporte;
  • Rutina logística;
  • Proveedores y socios;
  • Comparativas de la industria, con datos de competidores nacionales e internacionales.

Además, los costos totales relacionados con tu flota de vehículos. Estamos hablando desde costos fijos – que no cambian con la variación de la demanda – hasta los costos variables. De forma general los costos de transporte son:

  • Coste de capital: adquisición de vehículos nuevos, financiación, etc;
  • Costos operativos: seguros, impuestos, remuneración, sistemas de gestión de flotas;
  • Combustible;
  • Peajes;
  • Mantenimiento de vehículos;
  • Accidentes;
  • Multas;
  • Entre otros.

Haciendo este levantamiento de datos tendrás un panorama más completo de la flota y el mercado. Lo que por supuesto facilitará el control de todos los vehículos.

Paso 2 – Utiliza herramientas que te ayuden en el control de la flota de vehículos

Independientemente de la cantidad de vehículos disponibles, debes invertir en herramientas que respalden el control de la flota. Muchas empresas creen que es posible realizar esta función mediante anotaciones en papel u hojas de cálculo de Excel.

La realidad es que llevar control con anotaciones en una planilla no es la mejor forma de controlar tu flota de vehículos. Después de todo, un administrador de flota necesita datos específicos, actualizaciones en tiempo real y análisis en profundidad de la información logística para tomar decisiones asertivas.

Para brindar este apoyo, una herramienta de control de flota debe proporcionar:

  • Las mejores rutas para optimizar los costos de transporte (planificación de rutas);
  • Verificación del uso de cada vehículo para aumentar o disminuir la flota;
  • Gestión de combustible;
  • Cálculo de transporte;
  • Rastreador de vehículos;
  • Seguimiento de personal externo, carga y flota.

Como pudiste notar, saber controlar la flota de vehículos no es exactamente insertar fechas de revisión, seguros e impuestos en Excel, ¿verdad?

Pero, y ahora? Ya tienes todo el mapeo del mercado y la flota vehicular, también has invertido en una herramienta como Maplink, ¿qué más necesitas hacer?

Hay algo que la tecnología todavía no puede hacer de forma completamente independiente. Interpretar datos e información para la toma de decisiones. Este es exactamente el tercer y último paso sobre cómo controlar la flota de vehículos.

Paso 3 – Realiza el seguimiento y el control con regularidad

No es posible que sepas cómo controlar la flota de vehículos sin un pensamiento estratégico. Después de todo, una de las funciones más básicas de un gerente en este tipo de áreas es utilizar los datos capturados por las herramientas para crear estrategias más eficientes, que optimicen los costos y mejoren la calidad del transporte.

El tercer paso sobre cómo controlar la flota de vehículos es determinar los indicadores más relevantes para tu sector y hacer un seguimiento periódico de los resultados. Por ejemplo, si el consumo medio de combustible – considerando toda la flota – es de 100 litros por día y el día 15 del mes en curso este consumo es de 89 litros, es necesario activar la alerta.

O la demanda ha crecido de forma inesperada o hay un cuello de botella en la flota. Cuanto antes el gerente pueda detectar estas fluctuaciones, mejor. De esta forma, es posible reajustar el presupuesto o identificar la falla y solucionarlo rápidamente.

¿Por qué necesitas saber cómo hacer una gestión de flota vehicular?

Cuanto más complejos se vuelven los procesos dentro de una empresa, más necesario es implementar herramientas y estrategias de seguimiento. Esto incluye, por supuesto, saber cómo hacer la gestión de flota vehicular. Después de todo, estamos hablando de una de las actividades con más probabilidades de gastos.

Sin el control adecuado, corres el riesgo de:

  • Olvidar fechas de pagos importantes, como seguros, impuestos, etc;
  • Incumplimiento del cronograma de mantenimiento de la flota, aumentando la posibilidad de accidentes, pérdidas y, por supuesto, disminuyendo la vida útil de los vehículos;
  • Poner en peligro a tus empleados y a terceros;
  • Perder cargas por mal embalaje, accidentes, etc;
  • Disminuir la confianza del mercado en tu transporte logístico;
  • Aumentar los retrasos y dañar la experiencia del cliente.

Cuando establecemos una estrategia para la gestión de flota vehicular, no solo ahorramos en costos directos de transporte. También tenemos un impacto extremadamente positivo en el éxito del cliente, en la rutina de los empleados y en la vida útil de nuestros activos.

Esto, por supuesto, termina creando una secuencia de ahorros y aumenta tus ingresos con la mejora en la calidad de los servicios prestados. Ahora que sabes cómo controlar la flota de vehículos, ¿qué tal si conoces la mejor herramienta para asistirte en esta estrategia?

Controla y gestiona tu flota vehicular con la inteligencia de Maplink

En Maplink te ofrecemos las mejores herramientas para implementar inteligencia geográfica en tu control y gestión de flota vehicular. Con más de 20 años en el mercado, somos especialistas en soluciones de geolocalización, que ayudan a diferentes empresas a optimizar sus operaciones logísticas.

Las APIs de Maplink fueron creadas para integrarse a tu sistema o plataforma, desarrolladas por nosotros mismos para ayudarte a potenciar tu negocio. Nuestras APIs cuentan con la flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Conoce cada una de ellas:

  • Planning: define la mejor ruta, en base a la gestión de pedidos de transporte con fechas y cantidades regulares, considerando varias restricciones, incluida la capacidad de los vehículos.
  • Trip: define la mejor ruta, tiempo y distancia entre puntos, utilizando un potente motor que te permite controlar variables como velocidad y restricciones logísticas.
  • Toll: calcula el valor del peaje para una geometría de ruta determinada, generalmente definida en la respuesta de la API Trip o se puede integrar con la API Directions de Google Maps.

¿Quieres conocer más detalles sobre cómo Maplink puede hacer que tu gestión de flota vehícular sea más eficiente? Haz clic en el botón de abajo y completa tus datos, para que un experto se comunique contigo:

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