¿Sabes qué significa la prevención del fraude en una empresa? Seguramente, tu respuesta habría sido de inmediato: ¡prevenir el fraude, por supuesto!
Sí, puede que te parezca una pregunta redundante, pero lo que queremos plantear es si sabes cómo se realiza esta prevención y por qué es tan importante evitar sus consecuencias, como las pérdidas que ocasionan, las sanciones fiscales y la pérdida de fiabilidad externa.
Según las investigaciones realizadas en países de Latinoamérica por la firma estadounidense de investigación y consultoría Kroll, más del 70% de las empresas ya han experimentado un episodio de fraude en el último año, un número aterrador, ¿no?
La razón principal, también planteada en este informe, es la apropiación indebida de los recursos de la empresa. Esto significa que las fallas en el monitoreo y la transparencia de los procesos internos permiten que se produzcan fraudes, generando enormes pérdidas.
Exactamente por esta razón, saber lo que hace la prevención del fraude es tan importante para comprender el escenario y proteger a tu empresa de estas situaciones.
Vamos a entender mejor cómo funciona esta estrategia, su importancia y analizar algunos consejos para que no ponga en riesgo la estabilidad de tu empresa
¿Qué se considera fraude dentro de una empresa?
Se consideran acciones fraudulentas todos los procesos que involucran:
- Apropiación indebida de recursos de la compañía, ya sean productos, piezas, suministros o recursos financieros.
- Sobre-facturación de notas y pedidos.
- Cambios de valores e información en las facturas.
- Desviaciones.
- Acuerdos paralelos o aquellos que no sirven a los intereses de la empresa.
¿Cuáles son los fraudes más frecuentes?
Existen numerosos tipos de fraude que pueden variar según su naturaleza y el nicho en el que se encuentra la empresa. Por ejemplo, en el escenario financiero y tecnológico, es común que el fraude esté vinculado a la fuga de datos, la clonación y la manipulación de la información.
En las empresas del sector logístico, los fraudes más comunes se refieren a lavado o malversación de dinero y bienes. Como mencionamos en la introducción, este último es el más frecuente.
Decimos que estas acciones se basan en 3 pilares:
- Racional
- Motivacional
- Oportunidad
La razón y la motivación están presentes en el que comete el fraude, la oportunidad ya la brinda la empresa. Por lo tanto, te corresponde como gerente, poder desarrollar estrategias para minimizar las oportunidades y la posibilidad de que se cometa un fraude en tu empresa.
Entonces, ¿qué puedes hacer para combatir y evitar escenarios de fraude?
Primero: no podrás proteger completamente a tu empresa de actos conscientes e irregulares. Pero puedes y debes encontrar métodos para minimizar el riesgo de fraude.
La primera, y siempre la mejor solución, es crear procesos transparentes. Sin embargo, sabemos que cuanto más grande es una empresa, más difícil es poner esto en práctica. Por lo tanto, nuestra recomendación es invertir en sistemas ERP, auditorías internas y externas.
Y, por supuesto, automatizar procesos y tener un equipo de prevención de fraude.
¿Qué hace la prevención del fraude?
Más que saber cuáles son los procesos irregulares más comunes, necesitamos comprender qué hace la prevención del fraude y cómo podemos implementar un programa eficiente.
La prevención del fraude es un conjunto de medidas de seguridad para evitar un escenario que permita que se efectúe un fraude. Estas medidas atacan en 3 frentes, que son:
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Capacitación y formación
La ética, los valores y las normas son aplicables en toda la sociedad, al menos en lo que respecta al significado de fraude, ¿verdad? Pero para evitar el argumento de la ignorancia, es interesante que todas las reglas que guían la empresa se transmitan a todos los empleados. Lo ideal sería que también se documentaran y se enviaran al nuevo miembro del equipo.
Esto significa que las normas y reglamentos deben ser de conocimiento público y general.
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Establecimiento de castigos
Para evitar actos de fraude es importante subrayar cómo se tratará cada acción de esta naturaleza en la empresa. Estas determinaciones pueden incluir despidos por causa justa, multas e incluso demandas. Dependiendo, por supuesto, del nivel del impacto causado, la definición del puesto que ocupa y la responsabilidad del agente o agentes que han realizado el acto.
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Monitoreo
Esta es una de las fases más complejas en un plan para prevenir los fraudes. Después de todo, todos los datos de todos los sectores, necesitan ser monitoreados continuamente. Por otra parte, la integración de sectores de la industria, el almacenamiento en la nube y la automatización de procesos facilitan en gran medida la identificación y detección de cuellos de botella, debilidades y fraudes.
Las auditorías internas y externas realizadas con frecuencia, reducen el riesgo de fraude y facilitan el monitoreo de las áreas y funciones más susceptibles a este tipo de sucesos. Las auditorías externas también son muy útiles para garantizar que los gerentes, socios y personal que realizan la prevención del fraude internamente en tu empresa, también sean monitoreados.
Otra posición que apoya la prevención del fraude es el gobierno corporativo, un gran aliado en términos de monitoreo, transparencia y responsabilidad corporativa.
Es importante señalar que, el plan que define qué hacer para la prevención del fraude en tu empresa puede ser formulado por un gerente especializado en el área, es decir, puedes crear un sector específico para esta actividad o establecer un grupo específico con gerentes de diversas áreas.
Y, por supuesto, las auditorías externas deben estar formadas por equipos sin intereses internos y que actúen de manera imparcial.
Como habrás notado, este conjunto de medidas basadas en la estandarización de las normas públicas, las sanciones y las acciones para monitorear todos los procesos son las principales responsabilidades para la prevención del fraude.
¡Aquí hay algunos consejos para ayudarte con estas acciones!
Consejos adicionales para proteger tu empresa
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Ten cuidado al contratar nuevos profesionales
La contratación de profesionales siempre es un proceso que exige mucha atención, pero este consejo es especialmente importante para las empresas que trabajan con datos financieros. Contratar profesionales que manejan información confidencial siempre es un riesgo.
Por lo tanto, es importante realizar la verificación de los antecedentes, el trabajo previo del aspirante y realizar evaluaciones en profundidad. Esto es indispensable para ratificar la estrategia de prevención del fraude.
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Invertir en tecnologías y empresas asociadas de confianza
Es natural que algunos procesos y etapas se subcontraten, en algunos casos incluso, es lo mejor que se puede hacer. Cuando contratamos un nuevo proveedor de asistencia técnica, una plataforma o un software de inteligencia logística, necesitamos analizar si la empresa es sólida en el mercado, si tiene un historial de fiabilidad y, sobre todo, el cubrimiento necesario para la protección que requiere tu empresa, ¡como nosotros en Maplink, por ejemplo!
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Además, por supuesto, robustecer los planes para la prevención del fraude en tu empresa con las mejores estrategias.
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