Gestão de equipes externas: Principais desafios e soluções

A gestão de equipes externas costuma ser uma tarefa complicada. Com os colaboradores atuando em campo, é difícil ter um controle preciso sobre suas atividades. Por isso, supervisionar o trabalho e incentivar a produtividade costuma ser um dos grandes desafios para os gestores responsáveis por essas equipes.

Neste artigo falaremos sobre os principais desafios no gerenciamento de equipes externas, quais indicadores mais importantes de serem acompanhados nesse setor e 6 dicas que irão te ajudar a implementar uma boa gestão de equipes externas.

Quais são os maiores desafios na gestão de equipes externas?

A distância entre a equipe que vai a campo e o gestor que fica na empresa costuma gerar alguns desafios para o gerenciamento de equipes externas. Essas dificuldades, quando não superadas, podem ser muito prejudiciais para o desempenho do trabalho. Dentre os principais desafios estão:

• Dificuldade de comunicação com a equipe – Principalmente em empresas que ainda não conseguiram implementar um sistema de gestão eficiente para esse tipo de serviço, levando a uma comunicação ineficiente;
• Preocupação com o uso do tempo – O fato de não acompanhar a atuação dos colaboradores de perto, pode levar os gestores a se preocuparem com a forma como o tempo está sendo utilizado;
• Acompanhamento do desenvolvimento do profissional – Por não estar presente na maior parte do tempo, o gestor nem sempre conseguem avaliar a evolução dos colaboradores individualmente;
• Percepção e motivação dos colaboradores – Perceber o grau de motivação de um colaborador à distância nem sempre é uma tarefa fácil, e o fato de ele estar longe do ambiente produtivo da empresa pode comprometer o seu desempenho profissional.

Confira no infográfico abaixo, produzido pela Produttivo, uma comparação entre uma gestão de equipes externas eficaz e uma pouco eficaz:

Indicadores de desempenho para uma boa gestão de equipes externas

O monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs) é fundamental para o acompanhamento dos resultados apresentados por uma empresa.

Uma análise constante desses indicadores contribui tanto para verificar a qualidade do serviço desempenhado, quanto para identificar os pontos que necessitam de melhorias e investimentos.

Esses dados podem ser coletados e analisados manualmente ou de forma automatizada, por meio de softwares específicos para cada setor.

Quando se trata do gerenciamento de equipes externas, alguns dos KPIs mais importantes a serem monitorados são:

• Tempo médio de atendimento;
• Média de atendimento por equipe;
• Tempo médio de deslocamento;
• Cumprimento de metas e prazos;
• Uso de materiais e recursos;
• Ociosidade das equipes.

6 dicas para uma boa gestão de equipes externas

Para superar os desafios apresentados anteriormente e implementar uma boa gestão de equipes externas é necessário muito esforço e organização. Para que você já tenha um ponto de partida, preparamos 6 dicas que irão te ajudar a dar os primeiros passos.

1 – Desenvolva lideranças em sua equipe

Ainda que a liderança geral se concentre no gestor, identificar e desenvolver lideranças dentro da equipe é fundamental para um bom gerenciamento. Na ausência da figura do gestor em campo, para instruir e coordenar o time, ter um líder no qual os demais integrantes da equipe confiem, pode fazer grande diferença.

Essa pessoa deve ser capaz de inspirar seus colegas, e ter autonomia para dar orientações sempre que necessário, o que faz dela uma espécie de braço direito do gestor.

2 – Estabeleça metas claras

Definir metas claras e objetivas, tanto em nível individual como em grupo, é um passo fundamental para uma boa gestão de equipes externas.

As metas são responsáveis por orientar as ações de um negócio. São elas que dão o direcionamento para a atuação da equipe. Quando bem definidas e organizadas, possibilitam um fluxo de trabalho muito mais constante e fluido.

Essa é uma etapa interessante a ser definida junto da equipe, pois, além de estimular a participação de todos os membros, também abre espaço para esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir.

Além disso, a orientação de cada colaborador individualmente também ajuda a garantir um bom entendimento da tarefa que lhe está sendo atribuída.

3 – Compartilhamento de informações e alinhamento da equipe 

Para que ambas as partes estejam cientes do nível em que o trabalho se encontra, o compartilhamento de informações é fundamental. Por isso, é importante que tanto o gestor quanto a equipe comuniquem seus passos, progressos e contratempos. Um simples e-mail, enviado todas as manhãs já pode contribuir para isso.

Além disso, também é necessário que haja a documentação do trabalho realizado, assim como das decisões e direcionamentos dados pelo gestor. Essas informações precisam estar disponíveis em um local de fácil acesso para que todos os membros da equipe consigam consultar facilmente.

4 – A importância da comunicação

Um dos grandes desafios da gestão de equipes externas é garantir a consistência entre as metas e direcionamentos estabelecidos pelo gestor, e o que efetivamente acontece em campo.

Para isso, a comunicação é um fator extremamente importante para garantir que ambos, gestor e equipe, estejam devidamente alinhados com o trabalho a ser desenvolvido.

Além disso, é importante destacar que estabelecer uma boa relação é fundamental para garantir um maior engajamento por parte dos colaboradores. Quanto mais engajados e bem orientados, menor será o tempo gasto com a supervisão das atividades desenvolvidas e melhor será o desempenho de suas funções.

5 – O real papel da automatização

A automatização de rotinas sempre é uma alternativa a ser considerada para um melhor desempenho. No entanto, precisa estar muito claro para o gestor que essa ferramenta não substitui a análise e participação humana por trás das decisões.

A ferramenta irá apenas otimizar os processos burocráticos, proporcionando ganhos de tempo e redução de custos, e fornecendo dados, mas cabe ao gestor a tomada de decisão com base na análise do cenário em que a empresa se encontra.

6 – Planejamento

Uma boa gestão de equipes externas necessita de precisão em cada movimento. Para isso, um bom planejamento é essencial. Além de ter clareza a respeito do cenário no qual a empresa está inserida, observando o mercado e seus concorrentes, também é necessário ter objetivos muito bem definidos.

Algumas etapas importantes desse planejamento envolvem:

• Definir objetivos;
• Estabelecer metas;
• Definir prazos;
• Delegar funções.

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A gestão de equipes externas é um verdadeiro desafio para muitas empresas. Por isso, é sempre bom poder contar com um suporte especializado, capaz de auxiliar no planejamento de pontos como esse e tantos outros.

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