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O que é gestão de frotas: Passo a passo e dicas de gerenciamento!

Você sabe realmente o que é gestão de frotas?

Há alguns anos as evoluções tecnológicas aconteceram de tal maneira que todos os setores sofreram uma revolução. Desde a estrutura de programação até o atendimento no pós-venda.

Ou seja, a era digital movimentou todo o processo produtivo de grande parte das empresas nacionais e internacionais. Até pouco tempo atrás falávamos sobre sistemas e planilhas e hoje incluímos robótica, simuladores, inteligência artificial em etapas do processo.

Mas, imagine uma pequena cidade que recebe um grande shopping center. Sem o gerenciamento e o planejamento adequado a cidade vai ficar um caos, certo? Afinal, não terá estrutura para equilibrar o comércio local, o fluxo de novas pessoas e a demanda pelo consumo.

Isso quer dizer que uma transformação que parecia muito positiva pode trazer consequências negativas se não tiver a estrutura adequada.

O mesmo ocorre com as inovações na logística. É extremamente necessário implantar uma eficiente gestão e um planejamento de adequação com as novas ferramentas e visões da nova era tecnológica.

A questão é que muitos empreendedores não sabem o que é gestão de frotas e como aplicar esta estratégia em suas empresas.

Você se enquadra neste perfil?

Então vamos resolver isso já!

Boa leitura!

O que é gestão de frotas?

Gerir, ou gerenciar, inclui as práticas administrativas exercidas para que determinados processos atinjam as metas determinadas, com a melhor otimização de investimento.

Podemos subdividir a gestão em 3 categorias:

  • Gestão de Ativos – Relacionada ao gerenciamento da parte física do transporte. Ou seja, compra, manutenção e renovação das frotas.
  • Gestão de comportamento – Voltada para o capital humano, nesta categoria é realizado o treinamento e a capacitação dos colaboradores;
  • Gestão de insumos – Gerencia todos os itens base para que o transporte possa ocorrer. Como, por exemplo, pneus, combustível, peças automotivas e serviços.

Ou seja, a gestão de frotas inclui:

  • Análise das informações internas e externas;
  • Escolha dos insumos e veículos mais adequados;
  • Manutenção e controle das frotas;
  • Supervisão dos veículos e dos colaboradores;
  • Construção de estratégias para diminuir custos;
  • Capacitação da equipe e
  • Monitoramento de resultados.

É natural que em cenários de crise, ou quedas na produtividade das empresas, o faturamento sofra um congelamento. Ou seja, torna-se mais difícil captar novos clientes e efetuar vendas com maior volume.

O objetivo de aumentar o lucro, entretanto, ainda é um objetivo. Então como aumentar os lucros sem aumentar as vendas? A resposta mais comum é: reduzir custos, certo?

Este é exatamente um dos objetivos de saber o que é gestão de frotas. Um bom gestor consegue, através de uma análise aprofundada, estipular condutas que otimizem o investimento destinado às frotas.

As principais ações para isso são:

  • escolha de veículos que consomem menos combustível ou que utilizem combustíveis mais eficientes;
  • Rotas otimizadas;
  • Prevenção;
  • Análise de riscos;
  • Etc.

O que é uma frota?

Você sabe realmente o que significa frota? Quais e quantos veículos são incluídos nesta terminologia?

Pode parecer uma pergunta simples, mas muitas pessoas acreditam que frota, e o seu gerenciamento, tratam de um número considerável de caminhões comerciais. Mas, para surpresa de alguns isso não representa a realidade.

Frota é um ou mais veículos comerciais de quaisquer portes, utilizados com objetivos comerciais. Ou seja, se você tem uma van para entregar produtos, então pode chamá-la de sua frota de veículo.

Isso quer dizer que, independente do tamanho ou do volume de veículos, o gerenciamento correto e eficiente é extremamente necessário para todas as empresas.

Agora que você já sabe o que é gestão de frotas vamos saber os principais benefícios de um bom gerenciamento.

Por que fazer a gestão de frotas?

Na introdução deste texto mostramos que não há avanço tecnológico que resista a um mau gerenciamento. Afinal, saber o que é gestão de frotas auxilia no planejamento financeiro adequado e no direcionamento correto dos veículos e colaboradores.

Veja mais alguns benefícios da gestão de frotas:

  • Escolha correta do transporte;
  • Planejamento de revisões e gastos com cada veículo;
  • Otimização dos investimentos em logística;
  • Renovação inteligente das frotas, evitando gastos desnecessários;
  • Tomada de decisões mais rápidas e assertivas;
  • Dentre outros.

Como fazer a gestão de frotas

Temos um ciclo muito interessante no gerenciamento de frotas que é baseado em 4 etapas.

1 – Levantamento e análise de dados dos processos de transporte

É nesta fase que listamos:

  • Quantos e quais veículos formam a frota comercial da empresa;
  • Qual a situação que cada um deles se encontra;
  • Gastos mensais com insumos, manutenção, serviços;
  • Periodicidade da manutenção, revisão e trocas de peças de cada veículo;
  • Quilometragem percorrida por cada um dos veículos da frota.

O objetivo principal da primeira etapa de o que é gestão de frotas deve ser reconhecer a realidade estrutural do setor de transportes e logística. Dessa forma é possível mensurar gastos com cada um dos veículos e prospectar gastos futuros.

2 – Estabelecer metas, práticas e a política de transportes

Esta é uma das fases mais importantes e complexas da gestão de frotas. Afinal, o gestor precisa delimitar qual é o posicionamento do setor, suas políticas internas e externas. Isso inclui, naturalmente:

  • Nível de serviço;
  • Diretrizes a serem seguidas, tanto pelos colaboradores, quanto fornecedores e parceiros;
  • Formato e cronograma de atendimento ao cliente;
  • Quantas e quais empresas devem seguir as políticas e normas determinadas.

Esta etapa é fundamental para criar a cultura da empresa. Isso inclui as normas e políticas internas e o modo que ela será vista pela cadeia externa (clientes e fornecedores). Além, é claro, de padronizar produtos e os serviços oferecidos.

3 – Estratégias e ferramentas

Assim que a empresa define suas diretrizes e políticas, capacita seus colaboradores e cria uma cultura condizente com essas questões é possível traçar as estratégias que serão desenvolvidas.

E, desta forma, escolher quais ferramentas e tecnologias serão utilizadas. Ponderando, assim, as metas traçadas e o planejamento financeiro feito anteriormente. As ferramentas devem atender:

  • Planejamento de rotas;
  • Roteirização;
  • Monitoramento dos motoristas, das cargas e dos veículos;
  • Previsão de riscos,

Veja também: 5 dicas para um planejamento de rotas eficiente.

4 – Monitoramento

Por fim a última etapa de o que é gestão de frotas e como aplicá-la é o monitoramento. Com as ferramentas determinadas acima, o monitoramento passa a ser uma conduta natural e muito mais fácil.

Mas, para isso é fundamental escolher as ferramentas e tecnologias corretas. Vamos falar um pouco mais sobre isso no final do artigo.

Ok, mas o que exatamente deve ter ou fazer um gestor de frotas?

O que um gestor de frotas precisa fazer/ter?

1 – Visão estratégica

Não basta saber o que é gestão de frotas, ter as melhores ferramentas do mercado e informações valiosas. Sem uma visão estratégica um gestor não consegue compreender os dados e utilizá-los de maneira a otimizar sua rota.

Conhecimento, estudo e análise de concorrentes aumentam a eficiência na tomada de decisões e facilitam na criação das estratégias de logística.

2 – Conhecimento interno

Costumamos falar muito neste mercado que dificilmente você consegue contratar um ótimo gerente pronto para atuar. Afinal, um bom gestor precisa conhecer profundamente todos os processos e atividade internas daquela determinada empresa.

Não basta apenas saber o que é gestão de frotas, ele precisa conhecer cada atividade da área de logística para conseguir fazer um gerenciamento eficiente. Isso quer dizer, portanto, que a capacitação é fundamental inclusive para os gestores.

3 – Conhecimento tecnológico

Este é um requisito básico de um bom gestor de frotas. Afinal, como falamos anteriormente, as evoluções tecnológicas acontecem, hoje, em uma velocidade assustadora. É indispensável que o gestor conheça e procure implantar a melhor tecnologia para o setor de logística.

Isso é claro, levando em consideração os retornos projetados e o investimento disponível para o setor.

Leia mais: 5 novas tecnologias logísticas que vão mudar o mercado.

Você, por exemplo, gestor de frotas, possui ferramentas realmente eficientes para otimizar a sua frota de veículos?

A Maplink, com 25 anos de experiência em logística e mais de 3.000 clientes ao redor do mundo, é um ótimo exemplo de ferramenta tecnológica para otimizar esta área e ajudar a sua empresa a compreender o que é gestão de frotas. Veja abaixo algumas das funcionalidades disponíveis:

  • API Planning – Integrar a criação de rotas com a atribuição para os seus veículos ou equipes, para reduzir o custo total e aumentar a produtividade;
  • Geocoding – Transforma a localização no mapa em um endereço, e um endereço em uma coordenada geográfica (e vice-versa), melhorando a assertividade e simplificando o sistema;

 

  • Distance Matrix – Simplificar cálculos de matriz, tempo e distância entre destinos (com base na melhor rota) e melhorar a experiência de navegação e compra do seu cliente, além de ganhar visibilidade sobre a sua operação.

 

Não é à toa que grandes empresas como a ZAP, SEARA, AMBEV e a Nestlé utilizam esta tecnologia. Quer conhecer ferramentas como: Tolls (cálculos atualizados de pedágio), AXIODIS (controle de toda a operação logística) e muitas outras?

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