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O que é Gestão de Pedidos? Por que ela é tão importante?

Organização e atenção são pontos essenciais para o gerenciamento de qualquer tipo de comércio, seja loja física ou e-commerce, concorda? Porém, quando a gestão de pedidos não vai bem, o risco de erros que prejudicam a eficiência de processos importantes e causam a insatisfação dos clientes aumenta.

Isso porque essa atividade é fundamental para o bom desempenho de todo o ciclo de um pedido. Qualquer falha nesse processo pode gerar dores de cabeça para a empresa e prejudicar sua relação com seus clientes.

Para ilustrar, no Natal de 2019, o site Reclame Aqui registrou um aumento de 22,8% nas reclamações em relação ao ano anterior, totalizando 2,350 queixas. Destas, 62,25% se referem ao atraso na entrega do pedido. Esse é apenas um dos problemas que podem ocorrer devido a um processamento de pedidos ineficiente.

Para que você não corra esse risco, elaboramos este artigo, no qual explicaremos o que é gestão de pedidos, como ela funciona e porque ela é tão importante para a sua empresa.

O que é gestão de pedidos?

A gestão de pedidos compreende todo o processo que acontece entre o consumidor realizar uma compra, até o momento em que ele recebe o seu pedido. Pode até parecer algo simples, mas para que tudo ocorra conforme o planejado, garantindo a satisfação do cliente, há uma série de etapas que precisam ser cumpridas.

Uma vez que o pedido é realizado, é preciso dar baixa no sistema, atualizando o inventário. Ao mesmo tempo, o produto precisa ser separado, embalado, conferido, liberado e enviado. Mas ainda não acabou. O pedido precisa chegar até o consumidor em boas condições e dentro do prazo informado no ato da compra.

Quando se trata de uma empresa que trabalha com produtos sob encomenda, há de se considerar também o tempo de produção, bem como os níveis dos insumos necessários para a sua fabricação.

Por que uma gestão de pedidos eficiente é tão importante?

A gestão de pedidos é uma atividade fundamental para qualquer tipo de comércio. Quando bem implementada, é capaz de otimizar os processos do setor, reduzindo o lead time, mantendo a ordem e eliminando erros, como o de anunciar produtos que não estão disponíveis em estoque, por exemplo.

Logo, um gerenciamento de pedidos eficiente deve ser preciso e automático, a fim de evitar equívocos que possam comprometer o desempenho da empresa e prejudicar o relacionamento com os clientes. Confira um exemplo prático:

Imagine que um consumidor acesse o site da sua loja em busca de um produto. Ao encontrar o que procura, adiciona ao carrinho e segue para a etapa de pagamento, para só então descobrir que o produto está indisponível. Em situações assim, a frustração é inevitável. Além de perder a venda, você também pode perder o cliente.

Quando o processamento de pedidos é ineficiente, um dos impactos mais perceptíveis se dá justamente no nível de satisfação dos consumidores. Atraso nas entregas, produtos com defeitos ou mal embalados são alguns dos motivos que podem gerar essa insatisfação.

Por isso, acompanhar os indicadores da área é fundamental para identificar os problemas, bem como as oportunidades de melhorias.

Como funciona o gerenciamento de pedidos?

A gestão de pedidos deve acompanhar todo o ciclo de vida do pedido dentro da empresa. Em geral, essa atividade é realizada com o auxílio de softwares, que devem estar integrados ao sistema utilizado pela empresa, de modo que tenham acesso a todas as informações referentes ao processamento dos pedidos.

Embora pareçam desconectados, atividades como a gestão de estoque, expedição e gestão de transporte são áreas de grande importância para o gerenciamento de pedidos.

Por exemplo: para que a gestão de pedidos seja ágil e eficiente, o sistema utilizado precisa ter acesso ao inventário da loja, a fim de evitar discrepâncias entre o que é ofertado e o que há em estoque.

Da mesma forma, a maneira como os produtos são embalados e organizados dentro dos veículos pode evitar avarias durante o transporte. Além disso, uma roteirização de entregas eficiente é fundamental para reduzir os custos da operação e garantir que a entrega ocorra dentro do prazo combinado.

Você pode conferir mais detalhes sobre o funcionamento do gerenciamento de pedidos no vídeo abaixo:

7 vantagens de um processamento de pedidos eficiente

Além de reduzir consideravelmente os riscos de erros, quando bem executada, a gestão de pedidos pode gerar diversas vantagens para a empresa, confira algumas delas:

  1. aumento da eficiência em todos os processos envolvidos no ciclo de pedidos;
  2. maior confiabilidade dos dados disponíveis no sistema;
  3. aumento da produtividade de toda a equipe envolvida no processo;
  4. redução do lead time, que é o tempo total entre a realização do pedido e a entrega;
  5. melhora da qualidade do serviço e do atendimento aos consumidores;
  6. aumento dos índices de satisfação dos clientes e, consequentemente, redução das reclamações;
  7. melhora da imagem da empresa no mercado, o que é um grande diferencial competitivo.

E aí? Ficou claro o que é gestão de pedidos e qual a sua importância para o seu negócio?

Como você pode perceber, o gerenciamento de pedidos é uma atividade vital para qualquer tipo de negócio. Além de uma série de vantagens, também contribui para evitar dores de cabeça, garantindo o bom relacionamento entre sua empresa e seus clientes.

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  • Maior agilidade e melhora na comunicação entre cliente e empresa, garantindo uma experiência de compra muito mais positiva para o consumidor;
  • Maior agilidade no fluxo de trabalho, uma vez que o sistema passa a ser alimentado automaticamente e em tempo real;
  • Redução de custos por meio da automatização de atividades, eliminação do uso de papel e otimização dos deslocamentos ao agrupar trabalhos geograficamente próximos;
  • Acesso a dados atualizados, que facilitam o acompanhamento de métricas e indicadores que garantem a satisfação dos clientes;
  • Melhora na rentabilidade, devido ao aumento da produtividade da equipe.

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